Цифровой ID в МАХ

   Правда ли, что цифровой ID заменяет бумажный паспорт, рассказал Дмитрий Ряховский, профессор, д. э. н., заведующий кафедрой налогов и налогового администрирования Финансового Университета при Правительстве РФ, партнер ООО «Легикон-Право».

Дмитрий Иванович, вокруг нового сервиса МАХ ходит много слухов. Правда ли, что цифровой ID теперь имеет полную силу бумажного паспорта?
Нет, это заблуждение. Цифровой ID в МАХ не является полным аналогом бумажного паспорта. Его использование возможно исключительно в случаях, прямо установленных законом [Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ].

Часть 6 статьи 1 Закона № 156-ФЗ гласит: предоставление сведений через сервис приравнивается к предъявлению документов только в определенных ситуациях. Например, для подтверждения возраста, льгот, обучения или при заселении в гостиницу. Но просто так заменить паспорт цифровым ID везде нельзя.

Значит, еще не время совсем обойтись без бумажного варианта и лучше носить паспорт с собой?
Да, полностью отказаться от бумажного паспорта пока не получится. Закон № 156-ФЗ регулирует довольно узкий круг правоотношений. Цифровой ID работает как дополнительный альтернативный инструмент, но не как полноценная замена оригинала. В большинстве случаев обязательность бумажного паспорта сохраняется.

Вопрос от бухгалтеров, которые одновременно занимаются кадрами. Можно ли принять нового сотрудника, если он покажет паспорт через МАХ? Или для оформления нужен оригинал?
Для трудоустройства гражданин должен предъявить оригинал паспорта [ст. 65 ТК]. Использовать данные из МАХ для заполнения кадровых документов нельзя.

На данный момент «Цифровой ID МАХ» не входит в перечень документов для целей трудоустройства. Унифицированные кадровые формы, например карточка Т-2, должны заполняться строго на основании оригиналов (паспорта, диплома, военного билета). Использование данных со смартфона без предъявления оригинала — это нарушение трудового законодательства, что может привести к проблемам у компании при проверках.

Давайте представим другую ситуацию. Сотрудник организации или контрагент получает наличные в кассе организации. Может ли он вместо паспорта предъявить QR-код? А если да, то что писать в расходном кассовом ордере в строке для реквизитов паспорта?
Я бы посоветовал попросить у получателя наличных все-таки предъявить паспорт. Здесь тоже есть риски с QR-кодом. Регулирование наличных денежных средств — это зона ответственности Центробанка и Минфина. Действующие правила кассовых операций не предусматривают использования МАХ для подтверждения личности. В Законе № 156-ФЗ расчетно-кассовые операции не поименованы как случай, когда можно использовать сервис. Поэтому попросите получателя показать паспорт.

И поскольку выдали деньги по бумажному документу, в расходном кассовом ордере укажите стандартную формулировку с паспортными данными. Иначе возможны риски. Налоговая может не принять расходник без сведений о паспорте, так как нормативная база для цифрового ID в этой сфере еще не готова.

Понятно. Все-таки QR-код служит для подтверждения возраста. А обязаны ли магазины и торговые точки принимать QR-код вместо паспорта при продаже алкоголя или табака?
Да, обязаны, но здесь есть свои особенности. Согласно изменениям, граждане вправе подтверждать возраст через МАХ при покупке никотинсодержащей продукции, алкоголя, лотерейных билетов и т. д. [Федеральный закон от 29.12.2025 № 569-ФЗ]. Однако продавец вправе при продаже алкоголя или обязан при продаже табака, если есть сомнения, потребовать документ, удостоверяющий личность, или проверить сведения через многофункциональный сервис обмена информацией. То есть QR-код из МАХ теперь легален для проверки возраста, но бумажный паспорт все еще остается основным документом.

Можно ли использовать цифровой ID для идентификации представителей контрагентов при подписании договоров?
На данный момент нет. Прямого регулирования или судебной практики по этому вопросу пока нет. Цифровой ID подтверждает личность и возраст человека, но он не подтверждает его полномочия действовать от имени компании. Для подписания договоров, допсоглашений, накладных, актов и другой первички нужно предъявить документы, подтверждающие полномочия, то есть приказ либо доверенность. Эти документы через МАХ передать нельзя.

Где еще может пригодиться идентификация через МАХ в работе компании?
Помимо продажи возрастных товаров функционал внедряется для подтверждения социального статуса, что может быть полезно для бухгалтерии и HR при оформлении льгот сотрудникам или партнерам.

Например, это подтверждение статуса многодетной семьи для скидок, статуса студента, пенсионера или ветерана, а также привязка карт лояльности к профилю МАХ.

Какие штрафы грозят, если компания откажется принимать цифровой ID там, где это разрешено по закону?
Специальных штрафов за отказ принять цифровой ID пока нет. Однако компаниям лучше следить за обновлениями.

Какой главный совет вы можете дать бухгалтерам малых и средних компаний?

Не спешите переходить на цифровые идентификаторы в критически важных процессах. Для кадрового учета, кассовых операций и подписания договоров пока требуйте оригиналы бумажных документов. Цифровой ID — это удобный инструмент для бытовых ситуаций и подтверждения возраста. Но при выполнении бухгалтерских обязанностей пока надежнее оставаться в рамках классических требований закона.