ГосЛог

Бумажные транспортные накладные с сентября 2026 года неактуальны — без электронных документов компании и ИП потеряют расходы на перевозку. Закон уже подписали, а подключение к оператору занимает до двух месяцев, поэтому готовиться нужно сейчас. В статье рассказываем, как перейти на электронные транспортные документы, если занимаетесь грузоперевозками или просто принимаете товары от транспортной компании. Обязательно проверяйте, соблюдают ли новые правила ваши контрагенты. Иначе, если в сентябре выясните, что перевозчик работает «по бумаге», отгрузка зависнет.

Подключиться к ЭДО придется, даже если вы только получаете грузы
С 1 сентября 2026 года все участники автомобильных, железнодорожных, воздушных грузоперевозок должны перейти на электронные транспортные накладные и другие электронные перевозочные документы. Подключиться к обмену электронными документами должны:
отправители грузов;
получатели грузов;
перевозчики;
экспедиторы.

Место отгрузки не совпадает с адресом продавца – вычет НДС отменят, но решение есть
Если компания является получателем груза, она подписывает титул 3 в электронной транспортной накладной (ЭТрН) и тем самым подтверждает приемку груза (см. схему). Если готовы перейти на ЭДО, пригласите контрагентов к обмену ЭПД. Большинство операторов ИС ЭПД настроили роуминг друг с другом, поэтому можно обмениваться электронными документами, даже если вы с партнером используете разные сервисы.

Чтобы наладить работу всей системы, переходить на новый порядок стоит уже сейчас. ФНС призывает к постепенному переходу с января (сообщение от 26.01.2026 на nalog.gov.ru). Далее расскажем, какие документы нужно перевести в электронный формат.

Перевести в электронный формат нужно часть перевозочных документов:
транспортные накладные;
заказы и заявки;
поручение экспедитору;
экспедиторские и складские расписки;
транспортные железнодорожные накладные;
авиационные грузовые накладные.
Транспортная накладная. Попрактиковаться работать в новом порядке можно на автомобильных перевозках. Для таких перевозок есть действующий формат транспортной накладной. Транспортную накладную оформляют, когда транспортная компания доставляет груз вам или вашим покупателям.

Формат электронной транспортной накладной для автотранспорта утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД‑7‑26/1065. Он действует до 1 сентября 2026 года. К этой дате ФНС собирается внести поправки в приказ и отодвинуть дату окончания его действия.

Если груз доставляют по воздуху или по железной дороге, с 1 сентября транспортные накладные тоже должны быть только электронные (ст. 2, 3 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ). ФНС уже представила проект формата электронной накладной для авиаперевозок. Формат железнодорожной транспортной накладной находится в разработке. C 1 сентября еще останутся случаи, когда транспортную накладную можно оформлять на бумаге.

Не составляйте транспортную накладную, если она необязательна. В общем случае транспортная накладная подтверждает факт заключения договора перевозки и оказания услуг по перевозке и может выступать в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расходы на транспортные услуги (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 2 ст. 785 ГК).

В некоторых случаях можно обойтись без договора перевозки и транспортной накладной. К примеру, если поставщик не оказывает вам услуги перевозки, а доставляет продукцию собственным транспортом. Достаточно оформить товарно-транспортную накладную. Ее можно составлять на бумаге по форме № 1-Т.

Путевой лист. Путевой лист можно будет составлять как на бумаге, так и в электронном виде. Закон не требует оформлять путевой лист только в электронном формате. Это подтвердили в ФНС и Минтрансе. Исключение — перевозка слабоалкогольной продукции.

Что пока можно оставить на бумаге?
Не все документы нужно срочно переводить в цифру. Вот что пока работает по старым правилам:

Путевой лист. Бумажный формат допустим, исключение — перевозки слабоалкогольной продукции: для них только электронный.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-Т. Если поставщик везет товар своим транспортом и доставка включена в цену, ТТН не нужна, хватит универсального передаточного документа (УПД) или накладной. Но если доставку выделили отдельной строкой, оформляйте электронную транспортную накладную.

Убедитесь, что контрагенты зарегистрировались на платформе «ГосЛог».
С 1 марта по 30 апреля включительно транспортно-экспедиционные компании и ИП были обязаны зарегистрироваться в Едином электронном реестре на национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог». Экспедиторы, не включенные в реестр, оказывать транспортно-экспедиционные услуги не вправе (подп. «г» п. 1 ст. 1, ст. 5 Закона № 140-ФЗ). У заказчиков обязанности регистрироваться в новом реестре нет. Но теперь нужно иначе строить отношения с экспедиторами.

Переходный период для регистрации в новой системе закончился 30 апреля. Теперь каждый экспедитор — компания или ИП — обязан состоять в реестре «ГосЛог». Если контрагента там нет, можно потерять расходы и вычеты. Особенно внимательно проверяйте контрагентов с основным кодом ОКВЭД 52.29 — «Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками». Этот код у большинства экспедиторов.

Налоговики уже видят данные платформы в режиме реального времени. На проверке инспектор сразу определит, кто из экспедиторов в реестре, а кто нет. Экспедитора без регистрации налоговики признают нелегальным, а все документы по сделке — акты, счета-фактуры, транспортные накладные — поставят под сомнение. При этом неважно, насколько качественно экспедитор выполнил работу и все ли оформили правильно: без записи в реестре документы теряют силу.

Последствия для заказчика — налоговики поставят под сомнение расходы на услуги экспедитора, поскольку он ведет деятельность с нарушением закона. Вдобавок инспекция выставит претензию о непроявлении коммерческой осмотрительности. Поэтому не ждите требований — проверяйте экспедиторов до подписания договора.

Убедитесь, что сведения об экспедиторской компании есть на платформе «ГосЛог». Это обезопасит вашу организацию от претензий проверяющих по оказанным вам транспортно-экспедиционным услугам. Проверить контрагента-экспедитора сможете в сервисе «Цифровой профиль участника перевозки». В нем вы увидите ИНН и ОГРН компании, убедитесь, что у нее есть необходимые разрешения, и выясните, какими транспортными средствами владеет.

Посмотреть реестр можно сейчас на сайте Минтранса в разделе «Деятельность» → «Безопасность на транспорте» → «Реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности». Проверить экспедиторов можно и через сервис Главбух Контрагенты. За несколько секунд увидите, состоит ли экспедитор в реестре «ГосЛог». Если компания обязана зарегистрироваться, но записи нет, сервис покажет риск и предупредит, что налоговая может предъявить претензии. Введите ИНН контрагента в поиске сервиса и запустите проверку. После этого откроется карточка компании или предпринимателя.

Скорректируйте шаблоны договоров.
Предусмотрите оговорку, что экспедитор гарантирует наличие сведений о себе в реестре на «ГосЛог» (см. образец). Если информация окажется недостоверной или экспедитора исключат из реестра, ваша компания сможет отказаться от договора. Это условие включите в новые договоры транспортной экспедиции, а также составьте и подпишите с экспедиторами дополнительные соглашения к уже действующим контрактам.

Какую оговорку добавить в договор с экспедитором?
«Экспедитор заверяет и гарантирует, что на дату заключения настоящего Договора сведения о нем внесены в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе „ГосЛог“. Экспедитор обязуется незамедлительно уведомить Клиента об исключении сведений из указанного реестра либо об изменении своего статуса. В случае отсутствия сведений об Экспедиторе в реестре либо исключения сведений об экспедиторе из реестра Клиент вправе приостановить исполнение настоящего Договора или отказаться от него в одностороннем порядке без уплаты штрафов и без возмещения расходов Экспедитору».
Электронные транспортные документы потянут за собой налоговые риски
Транспортная накладная — основной первичный документ, который подтверждает ваши расходы на доставку. При оприходовании товаров, материалов или продукции в качестве подтверждающего документа используют форму № ТОРГ-12 или УПД, а для учета услуг их перевозки как раз транспортную накладную.

Налоговики уже называют новую платформу «ГосЛог» дополнительным источником сведений для проверок. Если в системе «ГосЛог» есть данные о транспортировке, значит, исполнитель получил доход — его налоговая декларация не может быть нулевой. По заказчикам увидят фактическое перемещение грузов.

Если вы спишете на налоговые расходы стоимость экспедиторских услуг компании, которая не включена в спецреестр, проверяющие снимут траты по формальным основаниям. Договор с экспедитором налоговики могут признать не соответствующим законодательству РФ, а ваши налоговые затраты документально не подтвержденными. Доказывать свою правоту придется в суде.

Когда транспортную накладную можно оформлять на бумаге даже после 1 сентября 2026 года?

Одна из сторон — иностранная компания не из Евразийского экономического союза (ЕАЭС).

Каботажные перевозки перевозчиками из ЕАЭС.

Перевозка для личных нужд физлица.

Для территорий, на которых введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, военного или чрезвычайного положения, правовой режим контртеррористической операции.

Перевозка воинских грузов.

Перевозка специальных грузов, которые используют для удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства.

Перевозка сельхозпродукции, сырья, кормов и т. д., в случае если грузоотправитель и грузополучатель одно лицо.

Перевозка сырья, рудных и нерудных материалов от мест добычи до места хранения, если грузоотправитель и грузополучатель одно лицо.

Перевозка драгоценных металлов и камней.

Нет технической возможности представить документы в электронной форме и подключения к интернету